Coraz większa liczba spraw wymaga odwiedzenia notariusza, który, występując jako organ podlegający Ministrowi Sprawiedliwości, czuwa nad tym, by dokumenty były sporządzane zgodnie z prawem. Takie dokumenty, które po złożeniu podpisu przez notariusza nabierają mocy prawnej, nazywane są aktami notarialnymi. Warto im się bliżej przyjrzeć.
Aktem notarialnym nazywamy specjalny rodzaj dokumentów urzędowych. Posiadanie aktu notarialnego jest potwierdzeniem, że określona czynność została wykonana zgodnie z prawem.
Oczywiście, nie wszystkie dokumenty urzędowe nazywamy aktami notarialnymi. W ten sposób są określane tylko te dokumenty, w których niezbędny jest podpis notariusza Gdańsk. Przykładem aktu notarialnego jest na przykład statut spółki.
Sporządzony zostaje w obecności notariusza Gdańsk, przy zachowaniu określonych wymogów formalnych dla tego typu dokumentów. Co to w praktyce oznacza? Aby akt notarialny można było uznać za ważny w świetle obowiązującego w Polsce prawa, musi zawierać określone elementy.
Po pierwsze, potrzebna jest data sporządzenia aktu notarialnego, z podaniem dnia, miesiąca oraz roku, a nierzadko nawet godziny rozpoczęcia podpisywania aktu, jeśli zażyczą sobie tego strony. Niemniej istotne jest zaznaczenie miejsca, w którym do podpisania aktu notarialnego doszło. Na ogół będzie to adres kancelarii notarialnej, gdyż tam na ogół podpisywane są przez notariusza Gdańsk wszelkie dokumenty.
Bywa jednak tak, że akty notarialne są spisywane w siedzibie spółki, która zdecydowała się na notarialne poświadczenie jej statutu. Wówczas należy podać adres, pod którym znajduje się siedziba spółki. Kolejną informacją, która musi się znaleźć w każdym akcie notarialnym są dane notariusza, łącznie z adresem jego kancelarii notarialnej oraz dane wszystkich osób podpisujących akt oraz ich pełnomocników, jeśli są obecni przy podpisywaniu umowy.
W akcie notarialnym muszą się ponadto pojawić pewne stałe formułki, niezależnie od tego,z jakim typem dokumentu mamy do czynienia. Bez względu więc na to, czy mówimy o wspominanym już statucie spółki czy testamencie, który również może mieć formę aktu notarialnego, zawsze musi się pojawić stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany.
Obok stron bezpośrednio zaangażowanych w podpisanie aktu notarialnego, na dokumencie musi się także pojawić podpis oraz pieczęć notariusza. Tylko pod takim warunkiem dokument można uznać za ważny i na jego podstawie dochodzić swoich praw na drodze sądowej, jeśli się okaże, że jedna ze stron nie dotrzymała warunków, wynikających z zapisów poczynionych w tym dokumencie.
Poza wspomnianym już spisaniem statutu spółki w formie aktu notarialnego, w ten sam sposób może zostać spisany także testament oraz umowa darowizny czy umowa dotycząca przedłużenia wieczystego użytkowania nieruchomość.
Należy przy tym pamiętać o tym, że strony, które podpisują akt notarialny nie otrzymują oryginały, a jedynie wypisy z aktu notarialnego. Oryginał przechowywany jest u notariusza, który gwarantuje bezpieczne przetrzymanie dokumentu. Jeśli więc okaże się, że któraś ze stron zgubiła wypis, może zgłosić się do właściwej kancelarii, w której działa notariusz Gdańsk i poprosić o powtórne wydanie wypisu.
Należy jednak liczyć się z koniecznością uiszczenia określonych opłat. Ich wartość w stosunku do konkretnych czynności wykonywanych przez notariusza określa tak zwana taksa notarialna - ujednolicony taryfikator opłat za konkretne usługi, z którym warto się zapoznać.